Was ist eine Fakturierung?
Der Begriff „Fakturierung“ leitet sich vom lateinischen Wort „factura“ (Rechnung) ab und bedeutet „Rechnungsstellung“. Dieser Vorgang umfasst den gesamten Prozess von der Erstellung der Rechnung für einen Kunden bis hin zur Buchung der Summe auf das entsprechende Konto.
Allerdings umfasst der Begriff „Faktura“ nicht immer nur die klassische Rechnung. Häufig dient er auch als Oberbegriff für weitere Dokumente, die zwar rechnungsähnlich sind, aber nicht vollständig der Definition von einer Rechnung entsprechen. Zu diesen Dokumenten gehören beispielsweise Quittungen, Eigen- und Stornobelege sowie Gutschriften.
All diese Dokumente haben einen wichtigen Stellenwert im Bereich der Finanzen und müssen voneinander unterschieden werden. Grundsätzlich gilt jedoch: Zwar ist nicht jede Faktura automatisch eine Rechnung, aber jede Rechnung entspricht einer Faktura.
Welchen Zweck hat die Fakturierung?
Fakturierungen dienen grundsätzlich dazu, Forderungen geltend zu machen. Gleichzeitig erfüllen sie auch eine Beweisfunktion für Käufe oder die Inanspruchnahme einer Leistung.
So kann die Rechnung beispielsweise im Falle der Nichteinhaltung einer Zahlungsfrist als Grundlage für eine Mahnung dienen. Ebenso kann die Fakturierung als wichtiger Beweis vor Gericht fungieren. Darüber hinaus stellt die Rechnung eine wichtige Grundlage für die Steuerermittlung dar. Sie gehört nämlich zur Buchhaltung und bildet so die Basis zur Berechnung der Umsatzsteuer.
Damit die Fakturierung eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden und ihre Beweisfunktion erfüllen kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnungen der gelieferten Waren bzw. der erbrachten Dienstleistungen zzgl. Einzelpreisen
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
- Gesamtbetrag
- Umsatzsteuer
- Hinweise auf vorher vereinbarte Rabatte und Gutschriften (falls vorhanden)
Welche Fakturierungsarten sind für dich relevant?
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der Vorfakturierung und der Nachfakturierung.
Bei der Vorfakturierung wird bereits vor der Lieferung bzw. Leistungserbringung eine Rechnung ausgestellt. Bei der Nachfakturierung hingegen erfolgt der Rechnungsversand erst mit der Ware oder nach erfolgter Lieferung bzw. Leistungserbringung.
Eine Vorfakturierung ist gut für standardmäßige Warenlieferungen wie Kleidung oder Elektroartikel geeignet. Sie bietet zwei Vorteile: Zum einen kann die Rechnung in der Packabteilung als Checkliste benutzt werden, um sicherzustellen, dass alle Produkte in das Paket hineingelegt werden. Zum anderen erspart sie Dir zusätzlichen Aufwand und Portogebühren für einen separaten Rechnungsversand.
Die Nachfakturierung lohnt sich hingegen eher für umfangreichere Aufträge, bei denen die Planung komplizierter und die Rechnungsstellung während bzw. vor der Auftragsbearbeitung deutlich schwieriger ist. Ein Beispiel dafür sind komplexe Bauvorhaben, bei denen selbst erfahrene Menschen nicht exakt im Voraus einschätzen können, welche Materialien in welcher Menge geliefert werden müssen und wie viel Arbeitszeit für das Projekt gebraucht wird. Mit der Nachfakturierung stellst Du aber sicher, dass alle tatsächlich verschickten Waren erfasst und alle erbrachten Dienstleistungen in Rechnung gestellt worden sind.
Welche folgen haben Fehler in der Fakturierung?
Fehler in der Fakturierung sind nicht nur ärgerlich, sondern auch mit negativen Folgen verbunden. Enthält eine Rechnung beispielsweise nicht alle nötigen Pflichtangaben, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Eine versehentlich zu hoch berechnete Umsatzsteuer musst Du an das Finanzamt abführen, ebenso wie Umsatzsteuern, die du ohne die entsprechende Berechtigung berechnet hast. Steuernachzahlungen hingegen drohen Dir, wenn Rechnungsnummern lückenhaft sind oder mehrfach vergeben wurden.
Im schlimmsten Fall können Fehler in der Fakturierung auch in Bußgeldern zwischen 500 und 5.000 Euro oder in der Freiheitsstrafe resultieren. Dies hängt jedoch vom Umfang des Fehlers ab. Glücklicherweise lassen sich die meisten Fehler jedoch vermeiden oder zumindest leicht korrigieren. Am besten nutzt du bei der Rechnungserstellung eine Checkliste und prüfst das Dokument nochmal, bevor du es abschickst.
