Kontenpflege im Kontext der Fakturierung bezieht sich auf die automatisierte Verwaltung und den Ausgleich von Buchungen in einem Kundenkonto, wie Forderungen (vom Kunden geschuldete Beträge) und Gutschriften (an den Kunden geschuldete Beträge). Es stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen im Zusammenhang mit einem Vertragskonto stets aktuell sind und dass etwaige Verrechnungen oder Anpassungen systematisch durchgeführt werden.
Detaillierte Erklärung mit Beispielen:
Grundprinzip:
Jeder Kunde hat in der Regel ein Vertragskonto, in dem alle finanziellen Transaktionen wie Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften erfasst werden. Wenn die automatische Kontenpflege aktiviert ist, gleicht das System diese Transaktionen automatisch ab, um sicherzustellen, dass das Konto ausgeglichen ist.
Beispielszenarien:
Szenario 1: Verrechnung einer Forderung mit einer Gutschrift
- Schritt 1: Sie stellen dem Kunden eine Rechnung über 1.000 €.
- Das System bucht dies als Forderung (Soll) im Vertragskonto.
- Schritt 2: Der Kunde hat aus einer Überzahlung eine frühere Gutschrift über 300 €.
- Schritt 3: Die Kontenpflege verrechnet die Gutschrift von 300 € automatisch mit der Forderung über 1.000 €.
- Nach der Verrechnung schuldet der Kunde noch 700 €.
Das System erstellt ein Ausgleichsbeleg, der die Verrechnung und den verbleibenden Saldo dokumentiert.
Szenario 2: Vollständiger Zahlungsausgleich
- Schritt 1: Eine Rechnung über 500 € wird im Konto verbucht.
- Schritt 2: Der Kunde zahlt 500 €.
- Schritt 3: Die Kontenpflege erkennt die Zahlung automatisch und gleicht die Rechnung aus.
Es bleibt kein offener Betrag, und das System erstellt ein Ausgleichsbeleg für diesen Vorgang.
Szenario 3: Verrechnung mehrerer Transaktionen
- Schritt 1: Ein Kunde hat folgende Einträge in seinem Konto:
- Rechnung 1: 200 € (Forderung)
- Rechnung 2: 300 € (Forderung)
- Gutschrift: 150 €
- Zahlung: 250 €
- Schritt 2: Die Kontenpflege arbeitet wie folgt:
- Die Gutschrift von 150 € wird auf Rechnung 1 angewendet, wodurch diese auf 50 € reduziert wird.
- Die Zahlung von 250 € gleicht die verbleibenden 50 € von Rechnung 1 und 200 € von Rechnung 2 aus.
Am Ende bleiben nur noch 100 € für Rechnung 2 offen.
Warum es nützlich ist:
- Effizienz: Spart Zeit durch die Automatisierung manueller Abstimmungsaufgaben.
- Genauigkeit: Reduziert Fehler bei der Zuordnung von Zahlungen oder Gutschriften zu Rechnungen.
- Transparenz: Erstellt detaillierte Ausgleichsbelege für Prüfungen und Nachverfolgung.
Diese Funktion ist besonders in Branchen mit häufigen Transaktionen oder komplexen Kundenkonten von großer Bedeutung.
