Im Template Editor enthalten die Textfelder eines Templates festen Text, der in jedem Schreiben gleich ist. Zusätzlich gibt es Smart Tags als Platzhalter für Werte, die für jeden Endkunden anders sind. Beim Erstellen eines Schreibens wird jeder Smart Tag durch den passenden Wert des jeweiligen Endkunden ersetzt, zum Beispiel durch Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundennummer, Anrede oder Adresse des Empfängers.
Im Textfeld steht ein Smart Tag in Klammern, zum Beispiel $[{invoice_id}] für die Rechnungsnummer. Diese Schreibweise müssen Sie nicht selbst eingeben: Smart Tag einfügen setzt den Smart Tag für Sie ein. Die Auswahl ist nach Gruppen geordnet, unter anderem Empfänger, Anbieter, Rechnung, Zahlmittelangaben und SEPA Angaben.
Im Beispiel ist „Ihre Rechnung“ fester Text. Der Smart Tag $[{invoice_id}] wird im Schreiben durch die Rechnungsnummer ersetzt, $[{invoice_date}] durch das Rechnungsdatum.
